T85 ¿En qué formato puedo llevar los libros de actas de mi empresa?

Disposición legal #

El Código de Comercio en su Artículo 34 habla sobre los libros que los comerciantes deben de llevar, cuyo texto es el siguiente:

Artículo 34.- Cualquiera que sea el sistema de registro que se emplee, los comerciantes deberán llevar un libro mayor y, en el caso de las personas morales, el libro o los libros de actas; sin perjuicio de los requisitos especiales que establezcan las leyes y reglamentos fiscales para los registros y documentos que tengan relación con las obligaciones fiscales del comerciante.Los comerciantes podrán optar por conservar el libro mayor y sus libros de actas en formato impreso, o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, siempre y cuando, en estos últimos medios se observe lo establecido en la norma oficial mexicana sobre digitalización y conservación de mensajes de datos que para tal efecto emita la Secretaría.Tratándose de medios impresos, los libros deberán estar encuadernados, empastados y foliados. La encuadernación de estos libros podrá hacerse a posteriori, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio.

En la práctica #

En la práctica hemos notado que ningún empresa lleva sus libros de actas en formatos electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, ya que, cuando el comerciante quiere protocolizar un acta elaborada en formato electrónico, aun y que cumpla con la norma oficial mexicana sobre digitalización y conservación de mensajes de datos, la mayoría de los Notarios solo aceptan la formalización de documentos con firmas autógrafas, siendo la razón principal que las Leyes del Notariado de casi todos los Estados de la República Mexicana, no contemplan en sus disposiciones legales que se pueda dar fe de documentos digitalizados sin firmas autógrafas.

Esperamos que a futuro se hagan las reformas necesarias a las Leyes del Notariado de los estados, o se promulgue una Ley Federal del Notariado que contemple la formalización de documentos emitidos en formatos electrónicos.