T83 ¿El SAT me puede sancionar por no tener o llevar libros y registros sociales?

Obligacion de llevar libros y registros sociales #

Los artículos 34 y 36 del Código de Comercio establecen la obligación de las personas morales de llevar los libros de actas, y señalan que en los mismos se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios, y en su caso, los consejos de administración.

Los libros y registros sociales, como lo son los de actas, registro de acciones, registro especial de socios y registro de variaciones de capital, son documentos que la empresa tiene la obligación de tener y que forman parte de la contabilidad para efectos fiscales de acuerdo con lo señalado en la fracción I A del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF).

RFC de socios y accionistas #

En el artículo 27 Código Fiscal de la Federación se establece la obligación para la persona moral de anotar en el libro de socios y accionistas la clave del registro federal de contribuyentes de cada socio o accionista y en cada acta de asamblea, la clave de los socios o accionistas que concurran a la misma.

Multas #

El no llevar los libros y registros sociales puede ser acreedor a una multa si es descubierta por las autoridades fiscales.

Parte de la Contabilidad y conservación de documentos #

Como los libros y registros sociales son parte de la contabilidad y si estos no se tienen, la autoridad fiscal puede considerar que no se tiene la contabilidad. Además, en el caso de actas de asamblea, hay que considerar que conforme al artículo 30 del CFF, es obligación conservar estados de cuenta, avalúos, registros contables, en caso de aumentos de capital, aumentos por capitalización de reservas y dividendos, aumentos por capitalización de pasivos, disminuciones de capital por reembolsos o por liberaciones.

También se deben conservar los estados de situación financiera, estados de variaciones en el capital contable y los papeles de trabajo de la determinación de la CUFIN y CUCA, correspondientes al ejercicio inmediato anterior y posterior a aquél en que se haya realizado la fusión o la escisión.

De igual forma, se deben conservar los estados de cuenta, además de las constancias expedidas o recibidas, en caso de distribución de dividendos o utilidades.

Responsabilidad solidaria #

Si en una revisión la autoridad fiscal considera que por no llevar los libros y registros sociales no se tiene la contabilidad, pueden establecer la responsabilidad solidaria de la persona que tenga conferida la administración de la empresa y de sus accionistas o socios en los términos señalados en el artículo 26 del CFF fracción III párrafo segundo, y fracción X primer párrafo inciso c).

Como los libros y registros sociales son parte de la contabilidad se sugiere tenerlos siempre actualizados y elaborados con todos los requisitos legales.

En caso de facultades de comprobación en un ejercicio en que se distribuyan o paguen dividendos o utilidades, se reduzca su capital o se reembolsen o envíen remesas de capital, se debe proporcionar documentación soporte de la Cuenta de Utilidad Fiscal Neta (CUFIN), Cuenta de Capital (CUCA) y de la Cuenta de Remesas de Capital (CURECA).

Conservación de documentos #

Dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate en los términos del tercer párrafo del artículo 30 del Código Fiscal de la Federación.