T83 ¿El SAT me puede sancionar por no tener o llevar libro de actas?

¿Es obligatorio llevar libro de actas? #

Los artículos 34 y 36 del Código de Comercio establecen la obligación de las personas morales de llevar los libros de actas, y señalan que en los mismos se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios, y en su caso, los consejos de administración.

¿Los libros sociales son parte de la contabilidad? #

Los libros de asamblea de accionistas o de Socios son libros sociales que la empresa tiene la obligación de tener y que forman parte de la contabilidad para efectos fiscales de acuerdo con lo señalado en la fracción I A del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF).

En el artículo 27 CFF se establece la obligación para la persona moral de anotar en el libro de socios y accionistas la clave del registro federal de contribuyentes de cada socio o accionista y en cada acta de asamblea, la clave de los socios o accionistas que concurran a la misma.

¿Me pueden sancionar? #

El no llevar libro de actas y no elaborar las actas de asamblea puede ser acreedor a una multa si es descubierto por las autoridades fiscales.

Como los libros sociales son parte de la contabilidad y si estos no se tienen, la autoridad fiscal puede considerar que no se tiene la contabilidad. Además, en el caso de actas de asamblea, hay que considerar que conforme al artículo 30 del CFF, es obligación conservar estados de cuenta, avalúos, registros contables, en caso de aumentos de capital, aumentos por capitalización de reservas y dividendos, aumentos por capitalización de pasivos, disminuciones de capital por reembolsos o por liberaciones.

También se deben conservar los estados de situación financiera, estados de variaciones en el capital contable y los papeles de trabajo de la determinación de la CUFIN y CUCA, correspondientes al ejercicio inmediato anterior y posterior a aquél en que se haya realizado la fusión o la escisión.

De igual forma, se deben conservar los estados de cuenta, además de las constancias expedidas o recibidas, en caso de distribución de dividendos o utilidades.

Si en una revisión la autoridad fiscal considera que por no llevar el libro de actas no se tiene la contabilidad, pueden establecer la responsabilidad solidaria de la persona que tenga conferida la administración de la empresa y de sus accionistas o socios en los términos señalados en el artículo 26 del CFF fracción III párrafo segundo, y fracción X primer párrafo inciso c).

Recomendación #

Los libros sociales permiten conocer los movimientos importantes de una sociedad, sus acuerdos principales, la salida o entrada de algún socio, las variaciones en el capital social, la compraventa de activos, acciones, etc., y llegan a convertirse en la constatación escrita de la historia de la sociedad.

Al tener debidamente integrados y firmados los libros sociales, además de cumplir con una obligación legal, sirven como importantes medios de prueba tanto para efectos legales como para efectos fiscales, al considerarse en este último caso, como información relevante para determinar los ajustes en la ganancia por enajenación de acciones, los efectos al distribuir dividendos o utilidades, en el caso de reembolsos de capital a los socios o accionistas.