T4 ¿Cómo se hace una Auditoria Legal a una Empresa (Due Diligence)?

Objetivo #

Las Auditorias Legales tienen por objeto hacer una revisión de la documentación corporativa legal y administrativa de una empresa, con el objeto de obtener información sobre la cual se pueda soportar una opinión de su situación y estado legal, además de mantener informados a los accionistas, mostrando los puntos fuertes y débiles de la empresa auditada.

Áreas a revisar #

Las Auditorias legales recaen principalmente en las siguientes áreas:

Corporativo #

Escrituras constitutiva y sus reformas, estatutos sociales, administración de la sociedad, libros corporativos tales como los de actas de asambleas de accionistas y de sesiones del consejo de administración, Registro de Acciones y Registro de Variaciones del Capital.

Estructura Accionaria #

Títulos accionarios y Contratos de Compraventa de Acciones

Convenios y Contratos #

Coinversiones, Alianzas Estratégicas, Joint Ventures, Contratos de Prestación de Servicios, Contratos de Arrendamiento, etc.

Propiedad Industrial #

En México y en el extranjero.

Laboral #

Contratos Individuales y Colectivos de Trabajo.

Documentos e información que se requiere #

A. Documentos Corporativos y Distribución Accionaría que se requiere por empresa. #

Escritura constitutiva de la sociedad, con constancia de su inscripción en el Registro Público del Comercio del domicilio social.
Reformas a la escritura constitutiva ya los estatutos, con constancia de su inscripción en el Registro Público del Comercio.
Libros de actas de Asambleas de Accionistas y libros de actas de sesiones del Consejo de Administración de la sociedad.
Escrituras públicas que contengan la protocolización de las actas de Asambleas de Accionistas y sesiones del Consejo de Administración que no se transcribieron en los libros de actas correspondientes, con constancia de su inscripción en el Registro Público del Comercio.

Relación de actas de asambleas y Juntas de Consejo pendientes de pasar a libros y las que estén en proceso de elaboración y autorización.

Relación de escrituras que se encuentren en trámite de protocolización y las que en su caso, estén en proceso de inscripción en el RPC.

Libro de registro de las variaciones del capital social.
Relación de aumentos del capital social de la sociedad (si no se hicieron los asientos correspondientes en el libro de registro de las variaciones del capital social).
Libro de registro de accionistas actualizado o en su caso, especificar los asientos pendientes de realizar.
Copias de los títulos definitivos o de los certificados provisionales de acciones que actualmente estén en poder de los accionistas de la sociedad, y listado de los que estén pendientes de canje o impresión.
Nombre, nacionalidad y domicilio de los accionistas de la sociedad, si tales datos no aparecen en el libro de registro de accionistas o demás fuentes disponibles.
Talonario de acciones (en su caso).
Descripción de todas las cantidades pagadas a los accionistas de la sociedad por concepto de dividendos o por otros conceptos durante los últimos cinco años, y constancia de que los accionistas expidieron los recibos y los finiquitos correspondientes.
Lista de títulos de acciones cancelados.
Escrituras públicas relativas a otorgamientos y revocaciones de poderes, con constancia de su inscripción en el Registro Público del Comercio.
Descripción de cualquier gravamen sobre las acciones de la sociedad, incluyendo endosos en garantía, depósitos, constitución de prendas o aportaciones en fideicomiso y copia de los contratos y de las escrituras correspondientes.
Contratos que regulen o limiten la enajenación de acciones, el derecho de voto o el pago de dividendos.
Contratos y convenios entre los accionistas.
Contratos o convenios relacionados con la remuneración de los miembros del Consejo de Administración.

B. Activos #

Escrituras de propiedad de los bienes inmuebles de la sociedad y constancia de su inscripción en el Registro Público de la Propiedad.
Certificados de libertad de gravámenes expedidos por el los Registros Públicos de la Propiedad correspondientes a la ubicación de los bienes inmuebles de la sociedad.
Escrituras públicas o contratos conforme a los cuales se confieren o se promete conferir derechos de servidumbre u otros derechos de uso que afecten o beneficien a los bienes inmuebles propiedad de la sociedad o de los bienes inmuebles usados por las mismas, especial- mente si los inmuebles son propiedad del gobierno.
Declaratoria de expropiación en proceso o inminente contra los bienes inmuebles de la sociedad.

5. Inventarios y facturas de la maquinaria, equipo y demás activos fijos de la sociedad y su calendario de depreciación, en su caso.

Constancia de inscripción en el Registro Público de la Propiedad y del Comercio de la maquinaria, equipo y demás, activos fijos, en su caso.
Relación pormenorizada de todos los bienes muebles (incluidas las materias primas, producción en proceso e inventarios) propiedad de la sociedad o arrendados por la sociedad.
Todos los contratos, convenios, emisión de obligaciones o instrumentos relacionados con los bienes muebles propiedad de la sociedad o arrendados por la sociedad.
Gravámenes, avalúos y políticas de depreciación y amortización de bienes muebles.
Pormenores de las condiciones que guardan los bienes muebles y su idoneidad para el uso que se pretende darles.
Breve descripción de la participación de la sociedad en otras sociedades, asociaciones o empresas.
Documentos que consignen las garantías o demás gravámenes constituidos sobre los activos de la sociedad, como son hipotecas, prendas o derechos de servidumbre. Constancia de inscripción en el Registro de la Propiedad o del Comercio, en su caso.
Descripción de todas las principales inversiones de la sociedad.
Erogaciones de capital importantes o compromisos adquiridos para adicionar o mejorar los bienes, la planta o el equipo.
Documentos principales relacionados con cualquier adquisición o enajenación de negociaciones (activos, sociedades o empresas) llevada al cabo por la sociedad o que se vaya a llevar al cabo en el futuro.
Fideicomisos celebrados por la sociedad como fideicomitentes o como fideicomisarios y constancia de su inscripción en el Registro Público de la Propiedad o del Comercio, en su caso.
Copia de los títulos o permisos otorgados por autoridades federales (CNA, PEMEX, CFE, etc).

C. Préstamos y Deudas #

Préstamos principales otorgados a la sociedad y las garantías constituidas por éstas.
Correspondencia con los acreedores (incluidas las entidades que se hayan comprometido a otorgar préstamos), incluyendo todos los informes de cumplimiento presentados por la sociedad y sus auditores.
Constancia de cumplimiento de las obligaciones consignadas en los documentos financieros existentes.
Préstamos principales otorgados por la sociedad y las garantías constituidas a favor de la sociedad.

D. Contabilidad e Impuestos #

Libros y registros de contabilidad de la sociedad por los últimos diez años.
Constancias de registro de la sociedad (i) ante el Registro Federal de Contribuyentes, (ii) como el Impuesto al Valor Agregado y (iii) ante el Instituto Mexicano del Seguro Social, como patrón.
Declaraciones y constancia de pago de impuestos federales y locales, incluyendo el Impuesto al Valor Agrega- do, el Impuesto Sobre la Renta, el Impuesto al Activo y el Impuesto Sobre Nóminas durante el ejercicio fiscal en curso y por los últimos cinco ejercicios.
Constancia de pago del Impuesto Sobre Productos del Trabajo retenido a los empleados por concepto de sus sueldos, de las aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social, de las aportaciones al Sistema de Ahorro para el Retiro, y de los pagos al INFONAVIT.
Constancia de pago de impuestos y servicios públicos en relación con los bienes inmuebles de la sociedad, como son el impuesto predial y las cuentas de agua y electricidad correspondientes al ejercicio fiscal en curso y los últimos cinco ejercicios fiscales.
Estados financieros anuales auditados de la sociedad por los últimos diez años, en su caso. Dictámenes de los Comisarios por los últimos diez años.
Breve descripción de las auditorias o requerimientos fiscales iniciados contra la sociedad o demandas fiscales promovidas por la sociedad.
Nombre de los auditores externos que han ejercido durante los últimos cinco años.
Documentación importante preparada por los auditores y consultores externos de la sociedad.
Manuales o memoranda de contabilidad de la sociedad.
Políticas de contabilidad interna sobre:
(a) costo de instrumentación de nuevos proyectos;
(b) capitalización de costos;
(c) depreciación;
(d) negociación de ingresos;
(e) reservas/provisiones;
(f) impuestos diferidos;
(g) cargos diferidos;
Carta de los abogados de la sociedad en contestación a las cartas de los auditores.
Constancia de los auditores de la sociedad de que la sociedad ha cumplido con las disposiciones fiscales y aduaneras, federales y locales, durante los últimos diez años.

E. Contratos #

Copia de todos los contratos de compraventa, suministro y distribución importantes celebrados por la sociedad.
Copia de todos los contratos de arrendamiento celebrados por la sociedad como arrendadoras o como arrendatarias, especialmente los relacionados con bienes inmuebles en general. Recibos de pago de las rentas.
Copia de todos los contratos de obra celebrados por la sociedad.
Copia de todos los demás contratos celebrados por la sociedad en relación con bienes inmuebles.
Copia de todos los contratos de asistencia técnica, know-how, administración, asesoría, transferencia de tecnología, franquicia o contratos semejantes celebrados por la sociedad.
Documentación sobre pagos de regalías efectuados durante los últimos diez años.
Pólizas de seguros sobre los activos y los pasivos contingentes de la sociedad, y sobre las prestaciones a los empleados. Reclamaciones de seguros en trámite.
Contratos celebrados con el gobierno federal y/o con los gobiernos estatales o municipales.
Otros contratos de relevancia celebrados por la sociedad, incluyendo contratos de suministro de energía eléctrica y combustible.
Contratos celebrados por la sociedad con sus accionistas, funcionarios y Consejeros.
Breve descripción de los incumplimientos incurridos por la sociedad conforme a los contratos existentes, no remediados por la misma.

F. Autorizaciones, Operaciones, Resoluciones y Oficios #

Permisos y licencias de operación que exijan las autoridades federales, estatales, municipales o locales.
Constancia de cumplimiento de las disposiciones fiscales y aduaneras aplicables a importaciones mayores.
Permisos, licencias y autorizaciones relacionadas con edificios ocupados de la sociedad, incluidos los permisos de construcción, permisos de ocupación y autorización del Departamento de Bomberos.
Constancia del cumplimiento de la sociedad con los reglamentos de zonificación.
Constancia de las autorizaciones expedidas por el gobierno federal para que la sociedad use terrenos, aguas y demás recursos federales, o para que la sociedad pague una cuota de derechos reducida por el uso de tales bienes.
Registro de la sociedad ante la Cámara de la Industria o, Comercio respectiva.
Oficios, resoluciones y autorizaciones de autoridades administrativas y correspondencia con éstas.
Multas impuestas a la sociedad por cualquier autoridad durante los últimos cinco años y constancia de pago o cancelación.
Constancia de observancia de las Normas Oficiales Mexicanas (NOM) aplicables.
Investigaciones y procedimientos administrativos del gobierno en trámite.

G. Asuntos relacionados con el Medio Ambiente y la Salud #

Autorizaciones previas expedidas por las autoridades ambientales en relación con la protección del medio ambiente para la realización de actividades de posible impacto ambiental, incluyendo (i) permisos y condiciones específicas para la descarga de aguas residuales y (ii) licencias de operación relacionadas con fuentes de contaminación, en su caso.
Constancia de que la sociedad tiene conocimiento y observa las Normas Oficiales Mexicanas (NOM) en materia ecológica aplicables a sus actividades, incluyendo (i) niveles máximos permisibles de emisiones de olores, gases, sólidos y líquidos a la atmósfera por fuentes contaminantes, (ii) generación de residuos peligrosos, (iii) descarga de aguas residuales, y (iv) niveles máximos de emisión de ruido.
Informes preventivos sobre impacto ambiental, presenta- dos ante las autoridades correspondientes para que éstas determinen si se requiere autorización para realizar dichas actividades.
Breve descripción de sucesos que afecten el medio ambiente y en que la sociedad hayan participado.
Documentos relativos a los procedimientos en trámite o pendientes de resolución ante las autoridades de protección del medio ambiente.
Aprobaciones y permisos otorgadas por la Secretaría de Salud que acrediten que la sociedad han cumplido con las reglamentaciones sanitarias y de salubridad aplicables en relación con los bienes inmuebles que utiliza.
Estudios ambientales.

H. Litigios #

Breve descripción de los litigios terminados, en trámite o inminentes promovidos por la sociedad o en contra de ésta, o de los que la sociedad pueda ser o sea parte, incluidos:
(a)        Litigios ante tribunales;
(b)        Procedimientos de conciliación y arbitraje ante las autoridades laborales;
(c)        Recursos de reconsideración entablados ante las autoridades fiscales o demás autoridades administrativas; y
(d)       Litigios ante el Tribunal Fiscal de la Federación.
Convenios de solución de controversias celebrados por la sociedad.
Adjudicaciones, demás decisiones de los tribunales o laudos arbitrales que creen derechos u obligaciones para la sociedad.
Convenios de transacción.
Cartas referentes a litigios dirigidas por los abogados de la sociedad a los auditores de la sociedad.
Posibles causas de controversia.

I. Patentes. Marcas v Transferencia de Tecnología #

Constancia de registro o de solicitud de registro ante el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial (“IMPI”) de patentes, marcas, avisos y nombres comerciales usadas por la sociedad o propiedad de la misma y estado que guardan los registros (comprobación de uso) .
Contratos de cesión o demás contratos celebrados por la sociedad en relación con patentes, marcas o nombres comerciales; constancia del registro de la sociedad ante el IMPI como usuaria autorizada de patentes, marcas o nombres comerciales propiedad de terceros, cuando se haya otorgado tal uso a la sociedad.
Reclamaciones o demandas iniciadas por la sociedad o contra la misma por el uso de patentes, marcas o nombres comerciales.
Contratos celebrados por la sociedad sobre franquicias, transferencia de tecnología (contratos de asistencia técnica, de administración o de asesoría).

J. Asuntos Laborales #

Contratos individuales de trabajo celebrados por la sociedad y sus trabajadores.
Contratos colectivos de trabajo y otros contratos celebrados por la sociedad con el sindicato correspondiente.
Cualesquiera otros contratos celebrados por la sociedad con el sindicato correspondiente o con los trabajadores.
Información sobre las relaciones, y demás asuntos de importancia entre el sindicato y la sociedad.
Lista de todos los trabajadores de la sociedad, describiendo si se trata de trabajadores de confianza o sindicalizados, su antigüedad, sus puestos, sus salarios y las prestaciones laborales que les corresponde a cada uno.
Planes de pensiones jubilatorias y de cajas de ahorro.
Breve descripción de todos los despidos llevados al cabo durante el último año por la sociedad y copias de todos los finiquitos expedidos a favor de la sociedad por sus ex-trabajadores.
Información en relación con salarios, prestaciones y antigüedad de cada uno de los empleados de la empresa.
Descripción de las inspecciones laborales en trámite o pendientes por parte de inspectores del trabajo.
Constancia de la sociedad sobre el cumplimiento con las disposiciones referentes al reparto de utilidades a sus trabajadores y los planes de pensiones durante los últimos diez años.
Constancia de la existencia y operación de las comisiones de Seguridad e Higiene y de Capacitación y Desarrollo.
Libro de actas de las Comisiones a que alude el punto 10 que antecede.
Registro de los planes de capacitación en la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.
Reglamento interior de trabajo y constancia de su depósito ante la Junta de Conciliación y Arbitraje que corresponda.

K. Inversiones Extranjeras #

En el supuesto de extranjeros titulares de acciones de la sociedad, directamente o como fideicomisarios, constancia de la inscripción de la sociedad en la Sección II del Registro Nacional de Inversiones Extranjeras (“RNIE”).
Constancia de inscripción en la Sección III del RNIE de los fideicomisos de acciones de la sociedad.
Constancia de inscripción en la Sección I del RNIE de los fideicomisarios de los fideicomisos descritos en el punto 2 que antecede.
En el supuesto de que la sociedad deba ser inscritas en la Sección II del RNIE, constancia de la presentación anual a dicha Sección de la información económica obligatoria.
Constancia del cumplimiento de las disposiciones legales referentes a la apertura, operación y reubicación de nuevas instalaciones, y de las obligaciones ante las autoridades de inversiones extranjeras.
Oficios y resoluciones que de alguna manera limiten las operaciones de la sociedad.

L. Diversos #

Formatos de contratos (incluyendo formatos de pedidos y facturas) utilizados por la sociedad, así como todos los folletos de publicidad, promoción e información de la sociedad.
El organigrama más reciente de la sociedad, en cuanto a su estructura accionaria (Holding y subsidiarias).
Compromisos sobre ventas y retrasos en la entrega; proyecciones de ventas futuras de la sociedad.
Análisis más reciente de la sociedad o de sus negocios y/o cualquiera de sus activos preparados por inversionistas, ingenieros, consultores en administración, contadores o demás profesionales, incluyendo estudios de comercialización, informes de crédito y demás tipos de informes, financieros o de otra índole.