T3 ¿Cómo elaboro mi Asamblea Ordinaria Anual de Accionistas?

Evento clave en el gobierno corporativo #

La asamblea ordinaria anual de accionistas en una Sociedad Anónima es un evento clave en el gobierno corporativo de la empresa. Está regulada principalmente por la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) y tiene como propósito que los accionistas ejerzan sus derechos sobre los asuntos más relevantes de la sociedad.

¿Qué importancia tiene? #

· Control y supervisión: Permite a los accionistas supervisar la gestión del consejo de administración y del comisario.

· Transparencia: Se presentan informes financieros y operativos, lo cual genera confianza entre los socios.

· Toma de decisiones clave: Se aprueban estados financieros, reparto de utilidades, nombramientos, entre otros.

· Cumplimiento legal: Su celebración es obligatoria al menos una vez al año; omitirla puede generar responsabilidades legales y administrativas.

¿Cuándo se debe celebrar y que asuntos son de su competencia? #

El artículo 181 de la LGSM señala lo siguiente:

“La asamblea ordinaria se reunirá por lo menos una vez al año dentro de los cuatro meses que sigan a la clausura del ejercicio social y se ocupará, además de los asuntos incluidos en el orden del día, de los siguientes:

I. Discutir, aprobar o modificar el informe de los administradores a que se refiere el enunciado general del artículo 172, tomando en cuenta el informe de los comisarios, y tomar las medidas que juzgue oportunas;

II. En su caso, nombrar al administrador o Consejo de Administración y los comisarios;

III. Determinar los emolumentos correspondientes a los administradores y comisarios, cuando no hayan sido fijados en los estatutos.”

¿Que debe de incluir el Informe? #

El informe a que se refiere el enunciado general del artículo 172 de la LGSM y que deberá presentarse a la asamblea de accionistas anualmente, deberá incluir por lo menos:

A) Un informe de los administradores sobre la marcha de la sociedad en el ejercicio, así como sobre las políticas seguidas por los administradores y, en su caso, sobre los principales proyectos existentes.

B) Un informe en que declaren y expliquen las principales políticas y criterios contables y de información seguidos en la preparación de la información financiera.

C) Un estado que muestre la situación financiera de la sociedad a la fecha de cierre del ejercicio.

D) Un estado que muestre, debidamente explicados y clasificados, los resultados de la sociedad durante el ejercicio.

E) Un estado que muestre los cambios en la situación financiera durante el ejercicio.

F) Un estado que muestre los cambios en las partidas que integran el patrimonio social, acaecidos durante el ejercicio.

G) Las notas que sean necesarias para completar o aclarar la información que suministren los estados anteriores.

A la información anterior se agregará el informe de los comisarios a que se refiere la fracción IV del artículo 166.

Puntos importantes que considerar para su celebración #

1. Convocatoria

• Debe realizarse por el Administrador Único, por Consejo de Administración o por el Comisario.
• Se publica en el Sistema Electrónico de Publicaciones de Sociedades Mercantiles (PSM) de la Secretaría de Economía.
• Se debe emitir con al menos 15 días naturales de anticipación.

2. Orden del día

Debe incluir temas como:

• Aprobación del informe del Consejo de Administración.
• Presentación del Informe sobre la Situación Fiscal de la Sociedad.
• Presentación del Informe del Comisario.
• Aplicación de la cuenta de resultados.
• Nombramiento de administradores y comisario y determinación de sus emolumentos.
• Acta de la asamblea.

3. Quórum

• En primera convocatoria: se requiere al menos el 50% del capital social.
• En segunda convocatoria (si no hubo quórum en la primera): basta con cualquier número de acciones representadas.

4. Acta de Asamblea

• Debe asentarse en el libro de actas.
• Debe contener las resoluciones adoptadas, nombres de los asistentes y su porcentaje de participación.
• Puede protocolizarse ante notario si así lo requieren los estatutos o si se acordó en la misma asamblea.

5. Documentación necesaria

• Estados financieros dictaminados por auditor externo (si aplica).
• Informe del Consejo de Administración.
• Informe del comisario.
• Informe sobre la situación fiscal de la sociedad.
• Lista de asistencia con acciones representadas.